Sign In   Register

Kerangka Penyusunan IT Strategic Plan

Agar tumbuh dan berkembang, pada umumnya organisasi (perusahaan/lembaga/institusi) menetapkan tujuan dalam suatu waktu tertentu, misal 5 tahun. Dalam rangka mencapai tujuan organisasi 5 tahun kedepan, ditetapkan suatu business strategy focus area yang dibagi dalam tahapan-tahapan dan menghasilkan suatu Grand Road Map. Penetapan tahapan ini melalui serangkaian analisis dan kajian dengan memperhatikan Visi dan Misi, serta nilai-nilai yang dianut oleh organisasi. Contoh tahapan grand road map misal, Tahap 1: Penguatan Fondasi; Tahap 2: Peningkatan Daya Saing; Tahap 3: Tumbuh Sehat Berkelanjutan.

Ketika Teknologi Informasi telah menjadi pemampu dan bagian strategik suatu perusahaan/institusi, maka akan diperlukan suatu IT Master Plan / IT Strategic Plan yang dapat dipergunakan sebagai panduan seluruh pemangku kepentingan di dalam ruang lingkup organisasi dalam rangka mengembangkan sistem dan teknologi informasi yang dibutuhkan.

Keberadaan TI sebagai pendukung proses bisnis mensyaratkan adanya keselarasan antara tujuan objektif TI dengan tujuan strategis organisasi. Pengembangan TI yang selaras dengan arahan bisnis akan mendatangkan manfaat bisnis secara riil, sehingga keberadaan TI menunjukkan nilai tambah yang strategis bagi organisasi. Oleh karena itu, perlu adanya penyusunan IT Strategic Plan untuk menjamin bahwa seluruh sumber daya yang dimiliki diarahkan demi kepentingan dan kebutuhan yang sesuai misi organisasi. Keselarasan antara tujuan organisasi (Enterprise Goals) dengan program (IT Goals) maupun portofolio proyek pembangunan teknologi informasi sangatlah penting untuk memastikan tingkat efektivitas dan efisiensi yang tinggi. Risiko terbesar yang dihadapi sebuah organisasi yang mengembangkan teknologi informasi tanpa memahami konteks kebutuhan adalah terbangunnya sistem yang tidak dipergunakan atau berkinerja rendah, sehingga memberikan dampak negatif seperti: tidak efisiennya penggunaan anggaran, menurunnya kualitas pelayanan pelanggan, lambatnya organisasi dalam beroperasi, serta rendahnya tingkat daya saing produk/layanan, dan lain sebagainya. 

Suatu pendekatan yang dapat dipergunakan dalam penyusunan IT Strategic Plan  organisasi disusun mengikuti model pada Gambar 1. Model tersebut merupakan struktur dasar dari framework penyusunan Master Plan, berupa suatu workstream (aliran kerja), yaitu  tahap-tahap perencanaan logis mulai dari Analisis, Visi, Strategi, dan Prioritas. Setiap workstream berisi sejumlah modul aktifitas.

Gambar 1. Metodologi Pengembangan Master Plan Teknologi Informasi

Setiap tahap workstream bertujuan sebagai berikut:

  • Analisis: Informasi tentang keadaan saat ini yang dikumpulkan dari organisasi, termasuk driver bisnis dan arah strategis. Arah bisnis, informasi dan teknologi dianalisis dan dikembangkan. Teknologi dan tren industri layanan serta pengaruhnya diteliti dalam konteks arah strategis institusi. Tindakan dan strategi potensial yang dihasilkan dari analisis dan penelitian diidentifikasi dalam hal kesiapannya untuk kegiatan perencanaan digital dan TIK.
  • Visi: Visi ditetapkan oleh para pemangku kepentingan dalam kaitannya dengan kapabilitas digital organisasi. Sasaran  dan strategi diidentifikasi yang akan memberikan manfaat bisnis yang terukur. Perubahan bertahap dan terukur dalam transformasi digital dan kemampuan teknologi diidentifikasi.
  • Strategi: Strategi atau rencana digital atau TIK dikembangkan bekerjasama dengan para pemangku kepentingan. Dokumen ini harus dikonsultasikan dengan berbagai bagian organisasi sebelum disetujui. Kesenjangan dalam kapabilitas diidentifikasi untuk persiapan perencanaan investasi dan penentuan prioritas.
  • Prioritas: Roadmap dan usulan inisiatif dikembangkan. Hal ini merupakan dasar untuk memprioritaskan investasi dan masukan ke dalam proses penentuan prioritas investasi institusi.

Metodologi ini disusun disusun terutama bagi organisasi yang sedang atau merencanakan bertransformasi menjadi lebih baik, lebih gesit, dan  lebih efisien. Detail setiap modul dari metodologi ini akan dijelaskan pada Tabel 1.

Tabel 1. Detil Metodologi Penyusunan Master Plan TI

No

Tahap

Tujuan

1

Kondisi saat ini

Mendeskripsikan cara mengklasifikasikan, memetakan dan menganalisa relasi antara arah bisnis, layanan bisnis, proses, informasi, aplikasi, teknologi, dan SDM.

2

Horizon scan

Penilaian sistematik dari peluang-peluang potensial dan kecenderungan pengembangan masa depan, termasuk hal-hal yang menantang pemikiran saat ini.  Horizon scanning mengeksplorasi tren dan kemungkinan baru.

3

Tren digital dan teknologi

Disrupsi digital adalah katalis untuk inovasi dan transformasi bisnis dan institusi harus menjadi lebih baik dalam mengenali disrupsi bahkan sebelum muncul, menggabungkan peluang untuk inovasi teknologi dan kemampuan baru ke dalam strategi dan rencana digital dan TIK. Tahap ini menjelaskan tren teknologi yang dapat diteruskan ke dalam perencanaan kegiatan untuk mengidentifikasi potensi perubahan dalam teknologi dan disrupsi yang dapat berdampak pada bisnis di masa depan.

4

Visi

Menetapkan visi layanan untuk organisasi.  Visi merupakan  rangkuman hasil kerja sama antara perencana layanan dan pemangku kepentingan lainnya termasuk perwakilan Bisnis, pelanggan, mitra layanan dan staf untuk menentukan visi yang menarik yang akan menginspirasi atau memotivasi keinginan untuk perubahan.

5

Sasaran Strategik

Sasaran-sasaran adalah perubahan spesifik dan terukur dari kondisi saat ini yang akan diraih dalam suatu rentang waktu tertentu.

6

Manfaat, perubahan bisnis, dan pemampu

Manfaat didefinisikan sebagai peningkatan ukuran dari perubahan, yang dianggap positif oleh satu atau lebih pemangku kepentingan, dan yang memberikan kontribusi untuk tujuan organisasi (termasuk strategis). Hasil berbeda dari manfaat. Manfaat itu terukur, bersifat keuangan, dapat dikuantifikasi atau diamati perbedaan antara keadaan awal dan hasilnya.

7

Prinsip

Prinsip adalah kebenaran fundamental atau proposisi yang berfungsi sebagai landasan bagi suatu sistem, aturan yang mengatur perilaku seseorang. Prinsip adalah filosofi luas yang mencakup kepercayaan dan nilai pribadi dan memandu organisasi terlepas dari perubahan pada jenis pekerjaan atau layanan yang ditawarkan. Prinsip dapat menginspirasi orang untuk menjadi bagian dari visi bersama.

8

Strategi

Strategi adalah tindakan yang perlu diambil untuk mencapai tujuan dan akhirnya mewujudkan visi. Strategi adalah penting karena mereka menetapkan apa yang akan dilakukan oleh lembaga untuk mencapai tujuan strategis. Strategi juga membingkai karakter inisiatif strategis masa depan dan investasi terkait.

9

Risiko dan tantangan

Risiko strategis adalah potensi peristiwa atau ancaman yang mempengaruhi atau mungkin timbul dari strategi bisnis organisasi dan sasaran strategis. Laju perubahan yang terus meningkat dengan model inovasi bisnis dan teknologi yang terus berubah meningkatkan kebutuhan untuk secara berkelanjutan mengidentifikasi dan menanggapi risiko strategis yang mengancam pencapaian sasaran strategis.

10

Strategi TI

Tipe strategi digital dan TIK terdiri dari visi atau strategi digital dan strategi TIK, dan domain strategi. Domain strategi dalam konsep Master Plan ini dibagi menjadi domain  tata kelola, sistem informasi, infrastruktur TI, dan SDM.

11

Target arsitektur

Elemen kunci target arsitektur yang meliputi visi, sasaran dan strategi harus terdokumentasi sebagai bagian dari aktifitas perencanaan digital atau TIK. Target arsitektur didefinisikan dalam seluruh lapisan arsitektur enterprise (layanan dan proses), informasi, aplikasi, dan teknologi yang mendasari aset/layanan teknologi.

12

Gap analysis

Analisis Gap adalah teknik yang digunakan untuk menilai sejauh mana institusi dapat memenuhi kebutuhannya menggunakan kemampuannya saat ini. Kemampuan termasuk tetapi tidak terbatas pada lini Layanan Bisnis, proses, staf dan kompetensi tenaga kerja, fasilitas, informasi, aplikasi dan infrastruktur TIK yang mendasarinya.

13

Roadmap

Roadmap membantu institusi melakukan transisi dari pengembangan ke implementasi visi dan target arsitektur digital atau TIK.

Roadmap berupa rencana abstrak dalam beberapa tahun bagi bisnis, perubahan informasi atau teknologi, operasional yang multi disiplin.

14

Program kerja

Puncak dari pendekatan digital atau perencanaan TIK yang terintegrasi adalah pengembangan proposal yang mengambil output dari visi, strategi dan aktifitas Roadmap dan menetapkan kebutuhan untuk berinvestasi dalam inisiatif tertentu untuk meraih visi dan sasaran digital atau TIK.

Keberadaan perencanaan strategis TI ini sangatlah penting dan krusial bagi organisasi mengingat:

  1. Begitu banyaknya proyek teknologi informasi yang dianggap gagal karena tidak berhasil menyelesaikan ruang lingkup yang direncanakan dalam rentangan waktu dan besaran biaya yang telah ditetapkan sebelumnya.
  2. Terbatasnya keberadaan sumber daya, seperti manusia dan keuangan, yang harus diperebutkan antar satu proyek dengan lainnya, yang kalau tidak dikelola dengan baik akan menyebabkan terciptanya "office politicking" yang tidak sehat.
  3. Harapan dari para pemangku kepentingan, khususnya investor atau sponsor.
  4. Dinamika bisnis yang sangat tinggi yang menyebabkan berubah-ubahnya kebutuhan Organisasi dari hari ke hari yang jika tidak dikelola dengan baik akan membuat investasi yang dikeluarkan menjadi terasa merugikan.

Dengan adanya IT Strategic Plan, diharapkan organisasi memiliki dasar bagi perencanaan dalam mengelola investasi TI, mengimplementasikannya, memitigasi risiko, serta dapat menjadi alat kontrol dan alat ukur yang efektif dalam mengelola kinerja teknologi informasi.